Privacyverklaring

TUKI respecteert jouw privacy. We maken er een punt van om jouw persoonsgegevens op een gepaste wijze en conform de regelgeving te behandelen.
De verwerking van persoonsgegevens geschiedt op een manier die in overeenstemming is met de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679, kortweg genoemd AVG) en eventuele andere wet- en regelgeving inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

In deze Privacyverklaring wordt uiteengezet hoe TUKI met persoonsgegevens omgaat. De organisatie TUKI voorziet in maatregelen inzake informatiebeveiliging en een conform de toepasselijke wetgeving uitgewerkt Privacybeschermingsbeleid.

Deze privacyverklaring is opgedeeld in een algemeen deel, een deel specifiek voor de informatieverwerkende systemen (software, databanken, …), een deel met betrekking tot de websites en tot slot een deel over de Nieuwsbrieven beheerd door of gemaakt in opdracht van TUKI of diensten van TUKI.

1. Algemeen

Over TUKI

Met behulp van de informatiesystemen en het informatiebeheer van TUKI en haar verwerkers worden inventarissen gemaakt, acties voorbereid, diensten geleverd en informatie verstrekt aan het beleid, aan de eigen diensten, aan overheden (bijvoorbeeld: subsidiërende overheden, Sociale zekerheid, Financiën), inspectiediensten, vrijwilligers en burgers. Dit alles gebeurt met als algemene doelstelling de dienstverlening aan en informeren van de personen waarmee TUKI in verschillende hoedanigheden contact heeft, zo goed mogelijk te verzekeren.

Identificatie van de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens

TUKI

Berenbroekstraat 49
3500 Hasselt

T: +32 (0)89 62 22 31
M: +32 (0)485 56 56 96
E: welkom@tuki.be

Vennootschapsvorm: Vereniging zonder winstoogmerk
Ondernemingsnummer: 0648.880.213
Rekeningnummer: BNP Paribas Fortis: BE14 0017 8152 9783

2. De informatieverwerkende systemen
Dit onderdeel van de Privacyverklaring beschrijft de gegevensverwerkingen op gestructureerde wijze, hoofdzakelijk door informaticasystemen en -oplossingen (software, databanken) van TUKI.

2.1 Verwerking van persoonsgegevens
TUKI verwerkt persoonsgegevens van je als burger of als medewerker van een overheid/bestuur, organisatie of onderneming. In die hoedanigheid worden jouw gegevens verwerkt als van een “betrokkene” en/of krijgt je toegang tot één of meerdere informatieverwerkende systemen.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming definieert het begrip ‘verwerking’ als volgt (AVG Art. 4): “een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens”.

TUKI verzamelt, registreert en verwerkt persoonsgegevens om haar relaties een betere dienstverlening te kunnen garanderen. Hierbij streven we er steeds naar enkel die gegevens te verzamelen die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.

TUKI heeft een aantal gegevens van je nodig:

• om wettelijke verplichtingen na te komen;
• om je als donateur een fiscaal attest te kunnen bezorgen;
• om bepaalde administratieve handelingen te kunnen verrichten (financiële administratie en facturatie, rechtenbeheer, beheer gebruikersovereenkomst en dergelijke);
• om contractuele verbintenissen te realiseren (bijvoorbeeld: je bestelde een publicatie);
• om u, indien gewenst, op de hoogte te houden van nieuwe ontwikkelingen aangaande één of meerdere thema’s waarvoor TUKI zich sterk maakt en als dusdanig ook publiek uitdrukt.

In dit kader verwerkt TUKI – naargelang de aard van de relatie met je als informatiezoekende, donateur, vrijwilliger of medewerker van een overheid/bestuur, organisatie of onderneming en de daarvoor noodzakelijke verwerking van (persoons)gegevens -, mogelijks de volgende gegevens van jezelf of, in bepaalde gevallen, van kinderen die onder jouw hoede staan:

Aanhef/aanspreking
Voornaam
Tussenvoegsel
Familienaam
Geslacht
Geboortedatum
Leeftijd of geboortejaar
Nationaliteit
Adres(sen)
E-mailadres(sen)
Telefoon/gsm/fax
Afbeelding/beeldmateriaal (foto, film)
Gezinssituatie
Gegevens over leefgewoonten (bijvoorbeeld: inschrijving voor maaltijd, melding van bepaalde allergie)
Financiële gegevens (bijvoorbeeld: bankrekeningnummer, betalingssituatie facturen)
Gegevens over identiteitsbewijzen (bijvoorbeeld: eID, paspoort, rijbewijs – voornamelijk voor medewerkers en/of in kader van verzekeringen)

TUKI verzamelt niet meer gegevens dan noodzakelijk voor de dienstverlening die zij geacht worden te leveren en wenst deze niet langer bij te houden dan wettelijk verplicht, noodzakelijk of aanvaardbaar.

In principe gebeurt er geen systematische verwerking van persoonsgegevens van kinderen onder de door de AVG en de Belgische wetgever bepaalde leeftijdsgrens. Als dit wel gebeurt (bijvoorbeeld voor verzekering, of voor werknemers in het kader van de sociale zekerheid), is dit met medeweten en toestemming van ouders of voogd.

Voor opname en gebruik (publicatie) van beeldmateriaal zoals foto of film, wordt gevraagd om akkoord als de geportretteerden duidelijk individueel herkenbaar zijn. Voor beeldopnamen van groepen of op een zekere afstand waardoor er minder herkenbaarheid is, zijn er in het algemeen minder beperkingen van toepassing. Alleszins wordt rekening gehouden met de toepasselijke wet- en regelgeving op dit vlak.

2.1.1 Gegevens die je zelf doorgeeft aan TUKI
Donateurs/schenkers

Als je een online gift doet, verzamelen we jouw naam, adres en emailgegevens om deze gift te kunnen verwerken en je een fiscaal attest te bezorgen als het totaal van jouw giften aan TUKI op jaarbasis meer bedraagt dan de door Financiën bepaalde drempelwaarde om een attest af te leveren. Ook als je per overschrijving via jouw bank een gift doet, verwerken we de door de bank bezorgde gegevens die noodzakelijk zijn om aan u, in geval van het bereiken van de drempelwaarde op jaarbasis, een fiscaal attest te kunnen afleveren.

Klanten

Als je een aankoop verricht in onze webwinkel of rechtstreeks bij TUKI, verzamelen we de noodzakelijke contactgegevens (naam en adresgegevens, telefoon, ..) voor de facturatie en levering.

Vrijwilligers

Als je je online aanmeldt als vrijwilliger voor een actie of voor een meer langdurig engagement, vragen we jouw naam, woonplaats, telefoonnummer en geboortejaar zodat we je kunnen contacteren met een concreet engagement op jouw maat. Dit doen we ook als je jouw engagement uit via e-mail, brief of in een direct contact. In het kader van een verzekering voor een welbepaalde activiteit, kan ook een geboortedatum noodzakelijk zijn.

Nieuwsbrieven, inschrijvingen voor evenementen of activiteiten

TUKI biedt verscheidene nieuwsbrieven aan waarmee we geïnteresseerden willen informeren over diverse aspecten van onze werking. Hiervoor vragen we voor de elektronische nieuwsbrieven jouw e-mailadres en jouw naam.
We voegen voor elke type nieuwsbrief jouw gegevens alleen met jouw expliciete toestemming aan de lijst van nieuwsbriefabonnees. Elke nieuwsbrief bevat een link waarmee je kan afmelden.

Inschrijving voor evenementen of activiteiten

Als je inschrijft voor een evenement dat TUKI organiseert (TUKI run, TUKI sparkle, …), verzamelen we jouw naam en emailgegevens en vragen we soms (optioneel) jouw woonplaats, geboortejaar, geslacht en/of organisatie. Bepaalde van deze informaties worden gevraagd omwille van verplichtingen die subsidiërende overheden ons opleggen opdat zij kunnen nagaan welke doelgroepen met bepaalde activiteiten worden bereikt (bijvoorbeeld: geslacht, om genderevenwicht na te gaan; of leeftijd, voor op jeugd gerichte activiteiten).
U kan zelf aangeven dat je in de toekomst op de hoogte wil blijven van soortgelijke evenementen.

Communicatie

Wanneer je e-mail of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren om je verder van dienst te kunnen zijn. Soms vragen we je om bepaalde persoonsgegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk jouw vragen te verwerken en jouw verzoeken te beantwoorden.

2.2.2 Gegevens die automatisch verzameld worden
Tijdens het gebruik van de informatieverwerkende systemen door medewerkers of door jezelf worden door TUKI en/of de door TUKI daartoe aangewezen verwerkers ook bepaalde gegevens verzameld. Het gaat hier om gegevens die vereist zijn voor de dienstverlening en de bewaking van de kwaliteit van de verzamelde data van TUKI. Deze gegevens kunnen door TUKI of een door TUKI aangewezen verwerker/dienstverlener onder strikte voorwaarden gebruikt worden als er bijvoorbeeld klachten zijn over de verbinding of het niet naar behoren functioneren van een software/webtoepassing. Afhankelijk van de activiteit die je daarbij als betrokkene verricht, verwerken de informatiesystemen van TUKI in dit kader mogelijks de volgende gegevens:

• IP-adres
• gebruikersnaam (login) of identificatienummer
• eID identificatie- en authenticatiegegevens
• tijdstip van handelingen in de software
• bezoekers van een TUKI-website

Wij registreren met behulp van cookies en vergelijkbare technologieën het verkeer op onze websites en mediakanalen, bijvoorbeeld om te onthouden dat je bent ingelogd en om het gebruik van de website te kunnen analyseren. Hierbij worden enkel gegevens van niet-persoonlijke aard bewaard. Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij eventueel beschikken.

Lees meer over de manier waarop TUKI met cookies omgaat, en zie ook in ons Cookiebeleid.

2.2 De rol van TUKI in de verwerking van jouw (persoons)gegevens

TUKI verwerkt gegevens van haar doelgroepen en contactpersonen (burgers, medewerkers van andere overheden/organisaties/ondernemingen, cliënten, adviesbureaus, experten, …) en zijn voor die gegevensverwerkingen een Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Maatregelen in het kader van de Algemene verordening Gegevensbescherming
In een aantal gevallen zullen daartoe door TUKI aangestelde verwerkers, waarmee in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en andere wettelijke en reglementaire verplichtingen een ter zake voldoend contract en/of verwerkingsovereenkomst is afgesloten, met de informatiesystemen of met door deze informatiesystemen verwerkte data op hun beurt persoonsgegevens gaan verwerken van betrokkenen.

TUKI kan in bepaalde gevallen zelf optreden als co-verwerkingsverantwoordelijke of als de Verwerker van persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dat betekent dat TUKI in opdracht en op instructie van overheden, daartoe bevoegde organen of andere organisaties persoonsgegevens verwerkt. Deze andere partijen treden in dat geval op als Verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevensverwerkingen, in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Zij hanteren daarbij een eigen privacy-beleid TUKI niet verantwoordelijk voor is, maar waarover wel openlijk gecommuniceerd moet worden.

Zo maken een aantal organisaties (MO*, de NGO-federatie, …) gebruik van informatieverwerkende platformen van TUKI, die technische ondersteuning en/of facilitering biedt maar waarbij deze organisaties zelf verantwoordelijk zijn voor de inhoud van de ter beschikking gestelde omgevingen.

In elk van deze gevallen wordt er, in overeenstemming met de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, een register van gegevensverwerkingen opgesteld en wordt dit geactualiseerd indien zich wijzigingen aandienen. Het register (inventaris) voor de verwerking van persoonsgegevens kan worden ingezien door de bevoegde Gegevensbeschermingsautoriteit (DBA, of Data Protection Authority/DPA); in België is dit vanaf 25 mei 2018 de “Gegevensbeschermingsautoriteit”, als opvolger van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (beter gekend als de Privacycommissie). Elke organisatie die persoonsgegevens verwerkt en gevat is door de Algemene Verordening Gegevensbescherming is verplicht inzage te geven aan de Gegevensbeschermingsautoriteit indien deze daarom vraagt.

TUKI spant zich in om de verwerkingsactiviteiten van de processen binnen de organisatie in kaart te brengen en deze inventaris/het register te optimaliseren en te actualiseren indien noodzakelijk.

Het risico voor een privacy-schending of het niet kunnen garanderen van de rechten van je als betrokkene wordt mee in kaart gebracht en voor die activiteiten die een verhoogd risicoprofiel hebben inzake bescherming van de privacy, wordt een gegevenseffectbeoordeling (GEB). Ook de andere principes van de AVG zoals gegevensbescherming door ontwerp en met standaardinstellingen, incidentbeheer voor informatieveiligheids- en privacy-incidenten met procedure voor melding en aanpak van gegevenslek en gegevensverlies worden meegenomen in de aanpak die TUKI vooropstelt inzake privacybescherming.

Beveiliging van de informatie (persoonsgegevens)
TUKI streeft er steeds naar om persoonsgegevens en privacy te beschermen, zowel in fysieke vorm, in de informatiesystemen en online. TUKI draagt zorg voor passende organisatorische en technische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen en ongeoorloofde toegang tot en gebruik van informatie te vermijden, zoals een degelijk paswoordbeleid, gebruik van SSL-certificaten op websites (https secured filetransfer), kwalitatieve firewalls, antivirus/antimalware en intrusie- en anomaliedetectie.

Aan de medewerkers van TUKI wordt toegang tot persoonlijke informatie verleend voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren. Het aantal medewerkers van TUKI dat toegang heeft tot persoonlijke informatie wordt beperkt. De betrokken werknemers kregen een opleiding om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens.

De gegevens worden opgeslagen op eigen, beveiligde servers van TUKI of in de beveiligde omgeving van een verwerker in opdracht van TUKI.

2.3 Machtigingen voor het verwerken van bepaalde gegevens

TUKI of de organisaties waarvoor zij handelt als opvolger, heeft voor de verwerkingen van bepaalde persoonsgegevens een machtiging bekomen. De betreffende machtigingen kunnen geraadpleegd worden bij TUKI of de machtiging verlenende overheid (bijvoorbeeld Financiën voor het afleveren van fiscale attesten).

3. Uitoefening van jouw recht op inzage, verbetering of verwijdering

De Algemene Verordening Gegevensbescherming voorziet in een aantal privacyrechten, waarop je als ‘betrokkene’ (dit is: natuurlijk persoon) beroep op kunt doen. Dit uiteraard rekening houdend met de privacy-rechten van andere personen en met wettelijke bepalingen en beperkingen.

Als betrokkene in de zin zoals bepaald in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, beschikt je over volgende rechten die samengevat kunnen worden in “het recht op een correcte, legitieme verwerking van jouw persoonsgegevens”:

• Recht van inzage van de met betrekking tot je verwerkte gegevens (AVG art. 15);
• Recht op rectificatie, of recht op correctie van fouten (AVG art. 16);
• Recht op gegevenswissing (officieel “recht op vergetelheid” of ook genoemd “het recht om vergeten te worden”); dit recht is toepasbaar in bepaalde gevallen en met name als wij gegevens van je verwerken op basis van een geïnformeerde toestemming waarbij wij geen wettelijke of andere wettelijke basis kunnen inroepen voor verdere verwerking inbegrepen bewaring ervan (AVG art. 17);
• Recht op beperking van verwerking (AVG art. 18);Notificatie van rechtzetting, van uitwissing of van beperking van verwerking (AVG art. 19);
• Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens (AVG art. 20);
• Recht van bezwaar/verzet tegen verwerking van jouw gegevens (AVG art. 21);
• Rechten met betrekking tot individuele besluitvorming, inclusief profilering (AVG art. 22).

Daarnaast hebt je het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), indien je meent dat jouw rechten geschaad zijn en je zich ook na vraagstelling bij TUKI of de door TUKI aangestelde Functionaris voor gegevensbescherming (DPO) niet voldoende in jouw rechten erkend weet.

Voor de verwerking van persoonsgegevens waarbij TUKI optreedt als Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerkingen in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, kan een “betrokkene” (dus elke burger, donateur, vrijwilliger …) een vraag om inzage, correctie of verwijdering indienen. TUKI zal deze behandelen volgens de bepalingen en termijnen die zijn voorgeschreven door de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Voor de verwerkingen van persoonsgegevens waarbij TUKI niet als de Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerkingen optreedt in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, kunnen verzoeken om inzage, correctie of verwijdering niet door TUKI zelfstandig worden afgehandeld. In dat geval moeten verzoeken om inzage, correctie of verwijdering worden ingediend bij de Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerkingen die gebruik maken van de diensten en verwerking met /door de informatiesystemen van TUKI, omdat TUKI niet zelf de verantwoordelijke is voor de informatie.

Indien je een relatie hebt met TUKI (als donateur, vrijwilliger, klant, abonnee, deelnemer aan evenement, …) en wij om die reden persoonsgegevens van je verwerken, heb je na schriftelijk verzoek en mits bewijs van jouw identiteit, de mogelijkheid om jouw persoonlijke gegevens in te zien.

Indien het door ons verstrekte overzicht onjuistheden bevat, kan je ons schriftelijk verzoeken om de foutieve gegevens te wijzigen of je kan vragen om bepaalde gegevens te laten verwijderen.
Daarnaast kunt je ons schriftelijk op de hoogte stellen, indien je niet wilt worden benaderd met informatie over onze producten en diensten.

Richt jouw vraag voor het uitoefenen van jouw inzage-, verbeterings- of schrappingsrechten aan TUKI via mail aan welkom@tuki.be of per post aan TUKI – Berenbroekstraat 49 B- 3500 Hasselt

 

4. Nieuwsbrieven van TUKI

Vanuit TUKI en de diensten binnen TUKI worden verschillende nieuwsbrieven en gelijkaardige mededelingen per e-mail of per post gestuurd naar doelgroepen, in regel op eigen verzoek of bijvoorbeeld om je informatie te verschaffen over wat met jouw gift werd gerealiseerd. Daarbij wordt er voor nieuwe aanmeldingen voor nieuwsbrieven gebruikt gemaakt van een actieve en geïnformeerde toestemming (OPT-IN) voor het gebruik van de daarbij door je gebruikte en meegedeelde contactgegevens. Voor gegevens die reeds eerder door je aan ons werden verstrekt, worden deze voor een in tijd beperkte periode verder verwerkt en gebruikt. Ook voor nieuw verstrekte informatie geldt een in tijd beperkte geldigheid van jouw toestemming. Wij vragen en gebruiken niet meer persoonsgegevens dan nodig in het kader van een bepaalde nieuwsbrief, gewoonlijk beperkt tot pure contactgegevens.

De diensten van de TUKI voegen jouw contactgegevens voor het beheer van nieuwsbrieven en dergelijke informatiemiddelen slechts toe aan een nieuwsbrief-bestand als je daarvoor toestemming heeft gegeven of wanneer je deel uitmaakt van welbepaalde doelgroepen in de professionele sfeer (bijvoorbeeld professionele e-mailadressen van medewerkers van gespecialiseerde organisaties of bedrijven). Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee je zich kunt afmelden (OPT-OUT). De databanken of lijsten met e-mailadressen die gebruikt worden voor een nieuwsbrief uitgaande TUKI, worden in geen geval aan derden overgemaakt.

Jouw gegevens worden niet alleen met jouw expliciete geïnteresseerde toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees. je kan deze toestemming op elk moment weer intrekken: iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee je zich kunt afmelden.

We versturen onze nieuwsbrieven via onze website. Slechts een beperkt aantal medewerkers van TUKI heeft toegang tot de in het kader van het nieuwsbriefbeheer verwerkte persoonsgegevens, en enkel wanneer dit noodzakelijk is voor het versturen van de nieuwsbrieven.

 

5. Toepassing van deze Privacyverklaring

Deze versie van de Privacyverklaring van TUKI is van toepassing vanaf 25 mei 2018.

Als de doelstellingen wijzigen waarvoor verwerking van persoonsgegevens gebeurt, zal TUKI dit publiek melden en hiervan op transparante wijze mededeling doen op de websites en andere mediakanalen waarvan TUKI gebruik maakt.

TUKI behoudt zich het recht voor om de privacyverklaring aan te passen aan nieuwe noden of inzichten. Er zal van wijzigingen aan de Privacyverklaring transparant melding gemaakt worden op de hoofdwebsite van TUKI (www.tuki.be)